Komunikasi Kantor

A.  PENGERTIAN KOMUNIKASI

Pengertian komunikasi menurut beberapa ahli:

1.    Mc. Farland, komunikasi adalah proses interaksi atau hubungan saling pengertian satu sama lain antara manusia

2.    Keith Davis, komunikasi adalah proses jalur informasi dan pengertian dari seseorang ke orang lain

3.    Dr.Phil Astrid Susanto: proses pengoperasian lambang-lambang yang mengandung arti

4.    KBBI, adalah pengiriman dan penerimaan pesan atau berita antara dua orang atau lebih, sehingga pesan yang dimaksud dapat dipahami. dapat pula berarti hubungan atau kontak

5.    Ensiklopedi administrasi, adalah suatu proses penyampaian ide dari sumber berita ke suatu tempat tujuan

6.    Kamus administrasi perkantoran, adalah penyampaian warta yang mengandung bermacam-macam keterangan dari seseorang kepada orang lain

B.  Unsur-Unsur Komunikasi   

1.    Komunikator: orang yang menyampaikan pesan

2.    Komunikan: orang yang menerima ide, pesan, pernyataan, dll

3.    Pesan: ide atau keinginan dari komunikator yang didukung oleh lambang

4.    Media: sarana atau saluran yang menunjang pesan

5.    Efek atau feedback tanggapan dari pihak komunikan terhadap pesan yang disampaikan oleh komunikator jenis-jenis feedback:

a.    zero feedback (pesan tidak dimengerti oleh komunikan)

b.    positive feedback (pesan dimengerti oleh komunikan)

c.    neutral feedback (respon yang tidak memihak/tidak mendukung ataupun menentang)

d.   negative feedback (respon yang bersifat merugikan atau menyudutkan komunikator

C.    Proses Komunikasi

Langkah-langkah proses komunikasi:

1.      komunikator memiliki gagasan atau pesan/informasi yang ingin disampaikan kepada komunikan

2.      komunikator membuat/menyusun sandi-sandi (encoding) untuk menyatakan maksud dalam bentuk kata-kata ataupun lambang

3.      perkataan dan lambang-lambang (pesan) disalurkan melalui media

4.      komunikan menguraikan/menafsirkan pesan yang dikirimkan oleh komunikator

5.      komunikan memberi tanggapanMenurut arah prosesnya, komunikasi dapat dibedakan sebagai berikut;

a.     Komunikasi satu arah (one way communication)komunikasi yang hanya sepihak, komunikator tidak memberi kesempatan kepada komunikan untuk memberi respon.

keuntungan:

1)      lebih cepat dan efisien

2)      dalam hal tertentu memberi kepuasan kepada komunikator, karena komunikan tidak mempunyai kesempatan

3)      dapat menjaga wibawa komunikator (pimpinan), karena komunikan tidak dapat mengetahui secara langsung atau menilai kesalahan dan kelemahan komunikator

kelemahan:

1)      tidak memberi kepuasan kepada komunikan

2)      memberikan kesan otoriter

3)      dapat menimbulkan kesalahpahaman dan ketidakjelasan

b.     komunikasi dua arah (two ways communication) Berlangsung antara dua pihak antara komunikator dan komunikan baik secara vertikal, horisontal dan diagonal.

1)      komunikasi vertikal, berlangsung dalam perusahaan antar atasan dan bawahan

2)      komunikasi horizontal, berlangsung pada komunikator dan komunikan yang mempunyai tingkat, kedudukan, dan wewenang yang sama.

3)      komunikasi diagonal, berlangsung antara komunikator dan komunikan yang tingkat, kedudukan dan wewenang yang berbeda.

keuntungan:

1)      ada dialog

2)      informasi lebih jelas, akurat dan tepat

3)      memunculkan rasa kekeluargaan, keakraban dan iklim demokratis

4)      menghindari kesalahpahaman

kelemahan:

1)      informasi lebih lambat sehingga kurang efisien

2)      keputusan tidak dapat diambil dengan cepat

3)      memberikan kesempatan kepada komunikan untuk bersikap menyerang, sehingga suasana kerja menjadi kurang kondusif

4)      memberikan kemungkinan timbulnya berbagai macam masalah yang tidak ada relevansinya dengan masalah yang sebenarnya

c.      komunikasi ke segala arah berlangsung dari beberapa komunikator dan komunikan yang saling berinteraksi. contoh : diskusi

C.  Lambang Komunikasi

Menurut KBBI, lambang adalah sesuatu seperti tanda (lukisan, perkataan, lencana, dan sebagainya)

Jenis-jenis lambang:

a.       Lambang gerak: menggunakan gerakan anggota badan.

b.      Lambang suara: menggunakan pendengaran. Contoh: suara sirine, tv, lonceng, berteriak, dll

c.       Lambang warna: lampu lalu lintas,

d.      Lambang gambar: rambu-rambu lalu lintas, iklan majalah, surat kabar

e.       Lambang bahasa: bahasa yang diucapkan. Contoh: nada lagu, irama, aksen

f.       Lambang huruf: huruf-huruf abjad, aksara jawa, dll

g.      Lambang angka: alat-alat hitung, kode telepon rumah

E.    Media Komunikasi

1.      Pengertian Media Komunikasiadalah sarana atau alat yang digunakan untuk mempermudah proses penyampaian warta/pesan/informasi dari komunikator kepada komunikan.

2.      Fungsi Media Komunikasi

a.       menumbuhkan motivasi bagi para komunikan

b.      menumbuhkan daya tarik pesan/ informasi yang disampaikan

c.       mempercepat waktu

d.      menjelaskan isi dan maksud

e.       membuat isi pesan atau informasi lebih nyata

f.       sebagai media hiburan dan pendidikan bagi komunikan

3.     Jenis-Jenis Media Komunikasi

a.     Audial (pendengaran): radio, tape recorder, telepon, dll

Keuntungan:

1)      Alatnya sangat sederhana

2)      Mudah dibuat dan dipergunakan

3)      Harganya relatif murah

4)      Dapat membangkitkan fantasi pendengarnya

Kelemahan:

1)      Sulit dikontrol

2)      Kualitas suara cenderung menurun

3)      Apabila ada kesalahan, harus membuat naskah yang baru

4)      Tidak dapat diperkenalkan hal-hal yang visual

b.     Visual (penglihatan): surat, poster, OHP, dll

Keuntungan:

1)      Menghemat tenaga

2)      Menghemat waktu

3)      Pembuatan dan penggunaanya lebih mudah

4)      Biaya pembuatannya relatif murah

5)      Informasi yang disampaikan lebih jelas

Kelemahan:

1)      Biasanya menimbulkan rasa bosan

2)      Menimbulkan gangguan-gangguan yang tidak diinginkan

3)      Perlu waktu yang cukup lama guna menafsirkan pengertiannya

c.     Audio – visual (pendengaran dan penglihatan): TV, Video, film, sinetron, dll

Keuntungan:

1)      Tidak membosankan

2)      Informasi lebih jelas dan cepat dimengerti

3)      Informasi dapat diterima sesuai dengan kenyataan

4)      Hasilnya dapat dimengerti yang sebenarnya

Kelemahan:

1)      Kejelasan suaranya kadang-kadang kurang

2)      Memakan tempat yang luas

3)      Biayanya relatif mahal

4)      Perlu waktu di dalam persiapan

F.    Asas-Asas Komunikasi

Ada empat asas menurut Geoffrey Mills dan Oliver Standingfird:

1.      Komunikasi berlangsung antara pikiran seseorang dengan pikiran orang lain

2.      orang hanya bisa mengerti sesuatu hal hanya dengan menghubungkannya dengan sesuatu yang telah di mengerti

3.      orang yang tidak mengerti ketika menerima pesan/informasi mempunyai kewajiban untuk meminta penjelasan

G.    Tata Hubungan Komunikasi

1.      PengertianMenurut beberapa ahli:

a.       Charles E. Redfield, adalah suatu bentuk komunikasi sosial atau antarmanusia dimana terdapat lima unsur yang meliputi pemberi warna,

b.      William G. Scott, adalah suatu proses yang mencakup penyampaian dan penyalinan yang cermat dari ide-ide dengan maksud untuk menimbulkan tindakan-tindakan guna mencapai tujuan organisasi secara efektifkesimpulan, tata hubungan komunikasi merupakan suatu rangkaian prose penyampaian warta dari seseorang kepada orang lain dalam rangka usaha kerja sama untuk mencapai tujuan yang diinginkan.

2.     Syarat-Syarat agar tata hubungan berjalan baik:

a.       sinkronisasi tujuan organisasi

b.      suasana kerja yang kondusif dapat tercipta melalui:

1)      hubungan kerja yang harmonis

2)      pekerjaan yang menarik, penuh tantangan dan tidak monoton

3)      lingkungan kerja yang nyamand.     perlakuan yang adil

3.     penghargaan sebagai manusia

4.     pengembangan kemampuan (melalui pelatihan, pendidikan, kursus-kursus maupun on the job training)

5.     bekerja pada tempatnya (the right man on the right place)

6.     pekerjaan yang menarik dan penuh tantangan

7.     pengakuan dan penghargaan atas pelaksanaan tugas

H.    Jenis-Jenis Komunikasi

1.     Menurut lawan bicara

a.     komunikasi pribadi: komunikasi yang terjadi antara seseorang dengan orang lain

b.     komunikasi umum:

1)     komunikasi satu lawan banyak

2)    Komunikasi banyak lawan satu

3)    komunikasi banyak lawan banyak

2.     Komunikasi menurut jumlah

a.     komunikasi perorangan (pribadi)

b.     komunikasi kelompok

3.     Komunikasi menurut cara penyampaiannya

a.     komunikasi lisan: wawancara, diskusi, dll

b.     komunikasi tertulis: surat, gambar, laporan, dll

4.     komunikasi menurut maksud

a.     memberi perintah/instruksi b.     memberi nasihat c.     memberi saran d.     berpidato e.     mengajar atau memberi ceramah

f.      bermusyawarah (rapat) g.     berunding h.     pertemuan i.      berwawancara

5.     komunikasi menurut jalur komunikasi

a.     komunikasi langsung (tatap muka)

b.     komunikasi tidak langsung (bermedia)

6.     Komunikasi menurut ruang lingkup/Luas komunikasi

a.     komunikasi di dalam (internal)

b.     komunikasi ke luar (eksternal)

7.     Komunikasi menurut kedinasan

a.     komunikasi formalciri-ciri:

1)      dilakukan dalam waktu dan tempat tertentu

2)      ada prosedur (tata cara tertentu)

3)      ada hierarki tertentu (berjenjang)

4)      objek pembicaraannya mengenai masalah organisasi

5)      lebih banyak diwujudkan dalam bentuk tertulis

b.     komunikasi informalciri-ciri:

1)      waktu dan tempat tidak tertentu

2)      tidak ada prosedur yang mengikat

3)      tidak ada hierarki yang menjadi penghalang

4)      objek pembicaraanya tidak tentu

5)      wujudnya dalam bentuk lisan dan tertulis

I.     Faktor-Faktor Komunikasi

1.     Faktor penunjang keberhasilan komunikasi

a.     dilihat dari sisi komunikator

1)    kecakapan

2)    sikap komunikator

3)    pengetahuan komunikator

4)    keadaan fisik komunikator

5)    sistem sosial

b.     dilihat dari sudut komunikan

1)    kecakapan komunikan

2)    sikap komunikan

3)    pengetahuan komunikan

4)    keadaan fisik komunikan

5)    sistem sosial

Menurut Scott M. Cultip dan Allen, dalam buku Effective Public Relations, faktor agar komunikasi berlangsung efektif dikenal dengan sebutan The Seven C’Commnunications, isinya sebagai berikut:

1)      Credibility (rasa saling percaya)

2)      Context (pertalian)

3)      Content (kepuasan)kepuasan ketika komunikator dapat menyampaikan pesan kepada komunikan

4)      Clarity (kejelasan)

5)      Continuity and consistency (kesinambungan dan konsistensi)

6)      Capability of audience (kemampuan pihak penerima)

7)      Channels of distribution (saluran pengiriman berita)

2.     Faktor penghambat komunikasi

a.       kurangnya kecakapan

b.      sikap yang kurang tepat

c.       kurangnya pengetahuan

d.      kurang memahami sistem sosial

e.       prasangka yang tidak beralasan

f.       kesalahan bahasa/semantik

g.      jarak fisik

h.      indera yang rusak

i.        verbalistis

j.        komunikasi satu arah

J.     Teknik Berbicara

1.     Prinsip-prinsip teknik berbicara

a.     Prinsip motivasi Adalah prinsip memberi dorongan untuk membangkitkan minat bicara terhadap seseorang, kelompok, dan umum.

1)    Memberikan dorongan

2)    Menokohkan

3)    Dorongan ingin mengetahui

b.     Prinsip perhatian Hal-hal yang dapat menarik perhatian:

1)    Hal-hal yang aneh

2)    Lucu

3)    Sekonyong-konyong terjadi

4)    Mencolok (dominan)

5)    Sesuai dengan kebutuhan

c.     Prinsip keindraan Berkaitan dengan alat bantu:

1)    Over Head Projector (OHP)Adalah proyektor yang dapat memantulkan tulisan atau gambar ke layar putih, terlebih dahulu harus ditulis pada transparansi (lembaran yang berwarna bening). Tulisan pada transparansi sebaiknya berupa:

a)    Ringkasan dari uraian materi

b)    Bagan-bagan

c)     Grafik

d)    Gambar-gambar

e)    Definisi

2)    Film

3)    Tape recorderd.   

  Prinsip pengertian Dalam prinsip ini hendaknya pembicara memperhatikan:

1)    Uraian dari keseluruhan menuju bagian-bagian, lalu kembali keseluruhan

2)    Uraian pembicaraan sistematis dan logis

3)    Membuat ungkapan-ungkapan yang kongkret

a)      Memberikan memo teknik (cara untuk menghafal)

b)      Memberikan contoh

c)      Memberikan ilustrasi

d)     Memberikan suatu perbandingan

e)      Memberikan hal-hal yang berlawanan

2.     Persiapan, Penyajian dan Penutupan pembicaraan

a.       Persiapan

1)      Pengetahuan

2)      Sistematika (urutannya)

3)      Tujuan

4)      Tempat dan waktu

b.      Penyajian materi

1)      Pendahuluan

a)      Motivasi yang menarik perhatian

b)      Tujuan

c)      Ruang lingkup

2)      Isi pembicaraanAdalah mengenai pembahasan masing-masing acara yang telah disebutkan di dalam ruang lingkup penyajian. Di dalam penyajian hendaknya:

a)      Jelas

b)      Menarik

c)      Lancar

d)     Tertuju

e)      dipahami

3)      Penutup pembicaraanMemuat tentang:

a)      Ringkasan materi yang dibahas

b)      Memberikan motivasi kembali kepada para pendengar/komunikan

c)      Memberikan harapan, saran-saran, ajakan dan sebagainya 

3.     Estetika berbicara

a.     pakaian hal-hal yang harus diperhatikan:

1)      harus serasi dengan bentuk tubuh, warna kulit,

2)      bersih dan rapi. tidak harus mahal

3)      kelengkapan pakaian. misal: kancing baju, ikat pinggang, kerah baju, atau dasi

b.     sikap badan

1)      sikap dudukterlebih dahulu berdiri di depan kursi, kemudian mundur sedikit ke belakang hingga bagian belakang kaki menyentuh kursi. selanjunya secara perlahan duduk di kursi. Hindari duduk terlebih dahulu di depan para komunikan dan sering menengok ke belakang

2)      sikap berdiritegak dan bertumpu pada kedua kaki

c.     pandangan matamemberikan perhatian pada seluruh komunikan. hindari memandang ke satu orang saja atau ke satu tempat, menundukkan kepala dan membuang muka karena kurang sopan.

d.     gerak-gerik air muka/wajah dan tangan hendaknya mengikuti isi pembicaraan, jika sedih, air muka wajahpun menunjukkan sedih

e.     suara dan ucapan

1)    setiap kata jelas dan tegas diucapkan

2)    sampaikan materi dengan tidak monoton

3)    komunikator harus semangat

4)    mempunyai suara yang cukup terdengar oleh seluruh komunikan

5)    komunikator harus menunjukkan ekspresi wajah dan tubuh yang sesuai dengan pembicaraanf.      ketegasan (tidak ragu dalam menyampaikan materi)

K.    Pendengar Yang Efektif Ketrampilan dalam mendengarkan membutuhkan konsentrasi penuh untuk menginterpretasi suatu berita atau pesan yang disampaikan

1.     Proses mendengarkan yang efektif

a.     Menangkap pesan

b.     Memperhatikan pesan

c.     Memberikan respons/menjawab pesan

2.     Manfaat mendengar yang efektif

a.       Komunikator mempunyai kesempatan unsuk mengeluarkan ide, gagasan dan perasaannya.

b.      Komunikan merasa lebih dihargai, diperhatikan, dipahami dan diterima.

c.       Adanya ketegasan, sehingga terhindar dari kesalahpahaman.

d.      Membangun kecermatan dalam memberikan tanggapan.

e.       Menghemat waktu bagi komunikan dan komunikator.

L.     Indikator Konflik dan Solusi

1.    Definisi konflikMenurut KBBI, konflik diartikan percekcokan, perselisihan, pertentangan.

2.    Sedangkan Frost dan Wlimot mendefinisikan konflik sebagai suatu perjuangan yang diekspresikan antara sekurang-kurangnya dua pihak yang saling bergantungan dan mempunyai persepsi terhadap tujuan-tujuan yang tidak sepadan, imbalan yang langka, dan gangguan dari pihak lain dalam mencapai tujuan mereka.

3.    Indikator konflik

a.       Rendahnya perhatian anggota pada organisasinya.

b.      Kurang tegasnya seorang pemimpin.

c.       Meningkatnya ketidaksepakatan antara anggota organisasi.

d.      Adanya keluh kesah, gerakan-gerakan kegelisahan, perilaku gagap, ucapan-ucapan yang ketus

e.       Timbulnya perbedaan-perbedaan antar anggota kelompok dalam mencapai tujuan yang diinginkan.

3.     Cara menghindari terjadinya konflik

a.       Masing-masing pihak memiliki pola pikir yang positif

b.      Menumbuhkan saling percaya

c.       Mempunyai sikap yang tegas, tanpa menyinggung perasaan

d.      Menghindari faktor-faktor yang dapat menghambat proses komunikasi

e.       Selesaikan permasalahan-permasalahan saat ini

4.     Solusi untuk menyelesaikan konflik

a.     Menciptakan suasana saling menguntungkan

b.     Fokus pada masalah yang sebenarnya

c.     Merundingkan solusi yang terbaik/sama-sama menang (Win win solution)