PROCUREMENT
A.
Apa sih Itu Procurement?
Procurement dapat didefinisikan sebagai kegiatan
mencari dan membeli barang dan jasa untuk memenuhi kebutuhan perusahaan.
Kegiatan ini dimulai dengan analisis kebutuhan perusahaan dan meluas ke
identifikasi vendor, negosiasi, proses pembelian dan pembayaran, serta
pencatatan riwayat pengadaan, termasuk faktur dan bukti pembayaran.
Procurement adalah salah satu aspek terpenting dalam
bisnis dan manajemen perusahaan. Pentingnya pengadaan terletak pada
kemampuannya untuk memungkinkan perusahaan menemukan vendor dan memenuhi
kebutuhan perusahaan dengan harga yang kompetitif. Pengadaan juga berperan penting
dalam menjaga hubungan baik antara perusahaan dan vendor yang sudah dapat
dipertanggungjawabkan.
B.
Apa Saja Perbedaan Procurement dan
Purchasing?
Secara umum, perbedaan antara procurement dan
purchacing terletak pada cakupan prosesnya. Purchasing hanya mencakup proses
transaksi pembelian barang dan jasa yang telah diputuskan. Di sisi lain, proses
procurement jauh lebih luas. Tahapan yang terjadi dalam pengadaan mulai dari
menganalisis kebutuhan perusahaan, mencari pemasok dan vendor, menegosiasikan
harga, serta mencatat dan menyimpan dokumen pembelian.
Selain itu, salah satu perbedaan lainnya adalah
procurement juga memiliki fungsi untuk menjaga hubungan antara vendor yang
bertanggung jawab dengan perusahaan. Hubungan ini tentu saja diperlukan dalam
kegiatan pengadaan barang dan jasa yang dibutuhkan perusahaan kembali.
C.
Jenis-Jenis Procurement yang Perlu Diketahui
Secara
umum, aktivitas procurement di suatu perusahaan terdiri dari 4 jenis. Di
antaranya:
1.
Direct Procurement merupakan
aktivitas pengadaan dan pembelian barang atau jasa yang dibutuhkan dalam proses
produksi. Misalnya, bahan baku mentah dan komponen permesinan untuk proses
manufaktur. Selain itu, pembelian barang wholesale untuk kemudian dijual dalam
retail juga termasuk dalam direct procurement.
2.
Indirect Procurement. Berbanding
terbalik dengan tipe Direct, Indirect Procurement melibatkan pengadaan barang dan
jasa yang tidak berhubungan dengan proses produksi. Misalnya, perlengkapan
kantor, jasa marketing, furnitur, layanan konsultan, dan lainnya.
3.
Goods Procurement adalah
proses pengadaan dan pembelian kebutuhan perusahaan yang terbatas pada jenis
barang fisik. Seperti bahan baku mentah, perlengkapan kantor, furnitur, hingga
berlangganan software.
4.
Services Procurement berfokus
pada pengadaan dan pembelian kebutuhan perusahaan berupa layanan jasa. Seperti
firma hukum, marketing, kontraktor, dan jasa keamanan.
D.
Proses dalam Aktivitas Procurement
Sebagai
suatu hal vital dalam dunia bisnis, procurement memerlukan proses yang cukup
panjang dan detail. Merujuk pada Netsuite, proses procurement dari awal
hingga akhir setidaknya memerlukan 9 tahapan, yaitu sebagai berikut:
1.
Identifikasi barang ataupun jasa yang
perusahaan butuhkan. Pada tahap ini, seorang pegawai procurement diperlukan
untuk menganalisis barang atau jasa apa saja yang dibutuhkan oleh perusahaan.
2.
Pengajuan Purchase Request. Purchase
request atau biasa juga disebut dengan purchase requisition adalah dokumen yang
diajukan kepada perusahaan yang berisi permohonan pembelian atas suatu barang
atau jasa yang dibutuhkan untuk operasional bisnis perusahaan.
3.
Pencarian dan pemilihan supplier atau
vendor. Ketika purchase request sudah disetujui, tahap selanjutnya adalah
mencari dan memilih vendor berdasarkan beberapa pertimbangan. Pertimbangan
tersebut di antaranya, kualitas barang atau jasa, harga yang ditawarkan, dan
juga reputasi serta akuntabilitas dari vendor itu sendiri.
4.
Negosiasi harga. Salah satu tahapan
vital dalam proses procurement adalah untuk mendapatkan barang atau jasa yang
dibutuhkan perusahaan dengan harga terbaik dan kompetitif. Untuk bisa mendapatkan
ini, maka proses negosiasi harga pun diperlukan untuk mencapai kesepakatan
harga yang sesuai.
5.
Pembuatan Purchase Order (PO). Purchase
order merupakan dokumen yang ditujukan kepada supplier atau vendor dan berisi
daftar barang atau jasa yang akan dibeli.
6.
Penerimaan dan pengecekan kesesuaian
barang yang telah diterima. Pada tahap ini perlu untuk mengecek kesesuaian
barang yang diterima dengan jumlah order yang dibuat sebelumnya. Tahap ini juga
dilakukan untuk memastikan kualitas barang yang diterima, termasuk apakah ada
kerusakan pada barang yang dikirimkan atau tidak.
7.
Three-way Matching. Setelah tahap
pengecekan barang, tahapan selanjutnya adalah three-way matching. Three-way
matching sendiri adalah proses untuk memastikan kesesuaian antara purchase
order, dokumen pengiriman, dan invoice yang diterima sebelum melakukan pembayaran.
8.
Pembayaran. Ketika pada proses three-way
matching semuanya sudah sesuai, tahapan selanjutnya adalah melakukan pembayaran
atas barang atau jasa yang telah diterima kepada vendor.
9.
Pencatatan seluruh riwayat proses
procurement. Pencatatan menjadi salah satu hal penting dalam proses
procurement. Pasalnya, pencatatan dan pengarsipan segala dokumen procurement
dari purchase request, purchase order, dokumen pengiriman, hingga invoice,
membantu proses audit dan kalkulasi pajak perusahaan.
Sumber
